Cada vez mais as auditoras remotas vem fazendo parte dos Sistemas de gestão e do cotidiano das empresas certificadas ou que buscam certificações. Sejam elas internas, ou externas. E este formato já havia sido previsto na revisão da norma ISO 19011:2018, com algumas recomendações.
Devido ao atual momento vivido por todos nós, e pelas empresas, este formato de consultorias e auditorias tem crescido cada vez mais. E certamente após essa fase de pandemia será incorporado, devido à praticidade e eliminação de custos extras de auditoria, tais como deslocamentos, despesas, hospedagem e alimentação de auditor e geralmente realizado numa carga horária menor.
A GS tem participado de algumas auditoras externas remotas de clientes e também realizado auditorias internas remotas em seus clientes e abaixo listamos uma séria de lições aprendidas para que você também esteja preparado para este novo formato de auditorias:
- Revisar seu procedimento de auditorias, prevendo auditorias remotas, seja interna, seja externa!
- Deve ser estabelecido o software utilizado para a auditoria, por exemplo: Microsoft Teams, Skype, Zoom,…e verificar se sua empresa possui a liberação de usar uma destas ferramentas. E o notebook que vc utiliza em sua residência, também possui estes programas? ;
- É fundamental combinar com o auditor o teste do software pelo menos 1 dia antes do evento, dessa forma poderá ser testado se a comunicação está adequada e em total funcionamento, seja o vídeo, seja o áudio. Teste também o envio de algum documento ou vídeo. Na hora que vc precisar pode não conseguir enviar!
- Sempre é interessante estabelecer um plano de contingência para este uso. Este plano pode ser inserido em seu procedimento de auditorias internas. Algumas vezes a rede pode cair, travar o computador, acabar a energia, o fio do microfone se romper, entre outras possibilidades. Uma alternativa poderia ser a continuação da auditoria no dia seguinte, ou mesmo pelo celular;
- Alguns cuidados para o seu conforto são recomendados: estabelecer com o auditor algumas paradas a cada 2 horas, por exemplo, para ir ao banheiro. Além disso, é recomendável, deixar disponível um copo de água, uma cadeira confortável, ou se ela não for ergonômica, manter uma almofada no assento.
- Assegurar-se e que não haverá muito ruído de fundo, no local em que vc estiver, seja de sua residência (criança, cachorro, TV alta, reuniões paralelas,.. ), seja na empresa, Se não tiver outra alternativa, pelo menos mantenha o microfone fechado e só o abra ao falar;
- Antes de iniciar a auditoria, mantenha o software de legislação já aberto para facilitar consulta de legislação, bem como, possíveis senhas necessárias, seria interessante em deixar facilmente a mão, caso necessite acessar durante a auditoria;
- Relembre ao auditor que por questões de confidencialidade de documentos e segurança da informação, não poderão ser enviados a terceiros, portanto, combine outros meios de disponibilizar ao auditor, pelo menos, a anotação do número do documento e data de revisão, podendo enviar uma foto da imagem do título e número do procedimento;
- O auditor pode solicitar que vc tire uma foto da área que será auditada, ou mesmo que vc utilize seu celular para se deslocar à área e entrevistar algum colaborador atuando lá, portanto seria interessante treinar o pessoal a receber estes tipos de auditorias, que até então não eram usuais!
- Durante as auditorias existe a possibilidade de “consultar os universitários”, e receber informações pertinentes de terceiros, por meio de grupos de whatsap. Algumas vezes o consultor pode estar participando da auditoria externa, de forma remota, e participando destes grupos! Bem-vindo aos novos tempos!
