Passada a implantação de diversas ações de contingência devido ao COVID19, necessitamos começar a pensar e planejar as novas ações no retorno às nossas atividades rotineiras, mesmo sabendo que muita coisa não será como antes!
É certo dizer que ainda algumas ações de contingência serão definidas e implementadas, pois estamos de frente com situações nunca antes imaginadas!
Já estabelecemos melhores controles de entrada de visitantes, higienização de mãos em todas as atividades, limpezas de utensílios e locais com mais frequência, trabalhos em home office e revisão de contratos de trabalho dos empregados prevendo esta modalidade, cancelamos ou postergamos diversas reuniões, auditorias, projetos, revisamos nosso PAE, ou pelo menos deveríamos ter revisado, incluindo este novo cenário, afinal dizem que neste século outras epidemias ou pandemias podem vir a qualquer momento! Empresas até já implementaram um processo de rastreamento de EPIs e uniformes que poderiam estar contaminados!
Mas como devemos pensar no planejamento? O próprio governo já fala em plano Marshal Brasileiro, começa a rever o isolamento social e planeja uma reconstrução em 18 meses, mas e o seu SGI?
Algumas empresas, que associam um SGI apenas à obtenção de uma certificação e mostrar um diferencial aos clientes, dizem que o sistema talvez não seja mais mantido por questões de custos, porém se sua empresa enxerga que independente de certificação, um SGI serve para ajudar a identificar situações que proporcionam a perenidade dos negócios, ou pelo menos sistematizar controles, identificar e prever situações de riscos e oportunidades, vale a pena começar já a planejar a reconstrução do seu SGI.
Para começar, quanto às questões internas, será que sua empresa está preparada para o mundo de reuniões e auditorias remotas? Os softwares atuais necessitam de novos recursos e capacidades? E os equipamentos e rede existentes na residência de seus colaboradores? Esta seria uma fragilidade da sua organização? E quanto às partes interessadas? Vocês avaliaram as necessidades e expectativas da comunidade da região? E como sua empresa os ajudou nesse período? E a cadeia de fornecedores, incluindo os prestadores de serviço? Simplesmente suspendemos os serviços, ou aumentamos o prazo de pagamento para nos prevenirmos de riscos incertos, ou tomamos alguma ação em conjunto para ajudá-los neste momento mais complicado?
Agora, quanto aos novos indicadores da fase pós COVID19, muito provavelmente deverá ser incluído o índice de transformação digital de sua empresa e quanto de inteligência artificial tem sido utilizado nos processos. Já parou para pensar qual seria o melhor indicador a ser adotado para este monitoramento? E na sua cadeia logística, em qual grau o seu fornecedor se encontra para te acompanhar? Será que ele também está preparado para esta nova onda? Como medir? Do ponto de vista ambiental, cada vez mais as empresas adotam programas “Paper less”, visando reduzir o consumo papel. Não é medir quantas folhas de papel estamos usando, mas sim quantos processos já se encontram digitalizados!
Falando um pouco de competências e treinamentos, talvez os investimentos serão reduzidos e com novos focos. Muitos deles passarão a ser remotos, de forma virtual. Talvez teremos que treinar nossos empregados a desenvolverem e a usarem estas novas ferramentas. Então vamos rever o atual plano de treinamento e logicamente nosso programa de integração, seja de novos colaboradores, seja de visitantes e prestadores de serviço, pois teremos novas preocupações a frente!
Do ponto de vista de SST, algumas empresas já começam a ver que podem utilizar menos espaços físicos corporativos, reduzindo mobílias e mantendo postos de trabalhos rotativos, mas cuidando da saúde mental e ergonômica do pessoal que estará trabalhando de casa. Novos tempos, dos quais já estamos vivendo algumas destas situações atualmente! A propósito, na ISO 45001:2018, o risco gerado por fatores sociais deve ser identificado. Este é um claro exemplo de que sua lista de perigos e riscos deve ser olhada com atenção: trabalho home office!
E sobre a questão de requisitos regulatórios, ambientais e de SST? Muitas legislações novas foram publicadas nestes últimos 2 meses. Você já as avaliou? E já está se adequando? Muitas delas estão associadas à área da saúde! O médico da sua empresa já avaliou e estabeleceu novas ações?
Um dos itens que mais devem ser olhados de forma detalhada nessa retomada do SGI é o Plano de Comunicação, pois agora temos muito o que comunicar para a cadeia de fornecedores a fim de assegurar os planos de contingência deles. E será que eles estão adequados à esta nova era digital e virtual? É verdade! Temos que rever os formulários de avaliação de fornecedores, afinal a tendência é de cada vez menos irmos até lá para inspecionarmos os processos produtivos deles!
Quanto à informação documentada, será que nossa área de TI já está se preparando para assegurar que os documentos continuem sendo cada vez mais confidenciais, impossibilitando o “copia e cola”, mesmo num mundo virtual? E quando o auditor externo pedir uma cópia eletrônica da tabela de riscos e oportunidades? Certamente o seu procedimento de auditorias já irá prever essa situação!
Quanto aos controles operacionais, caberá uma grande avaliação das quantidades de resíduo gerada, pois muitos destes ficarão também em home office. Se as máscaras passarão a fazer parte das nossas vestimentas, em qual coletor deverão ser descartadas? E como será o distanciamento das mesas no refeitório e cuidados com a higiene?
E por fim, certamente o processo de melhoria contínua do SGI passará por ações na área virtual, talvez o novo sistema de comunicação, o software de controle de documentos de fornecedores, a redução de papéis, entre outras ações que anteriormente não estavam tão claras assim para todos nós!
Estamos entrando na era do pensamento disruptivo! Pesquise a respeito!
